Nieuwe vrijwilligers aannemen: waar moet je op letten?

Je hebt een oproep geplaatst en er meldt zich een nieuwe vrijwilliger. Goed nieuws. Misschien is je eerste gedachte: wanneer kun je beginnen?

Toch is het verstandig om niet te snel te gaan. Een nieuwe vrijwilliger aannemen betekent namelijk niet alleen kijken of iemand geschikt is voor de werkzaamheden. Minstens zo belangrijk is de vraag of het vrijwilligerswerk dat jij aanbiedt, past bij wat de vrijwilliger zoekt.

Een goede match werkt twee kanten op.

Hoe kom je erachter of die match er is? En wat moet je nog meer bespreken en regelen voordat een nieuwe vrijwilliger daadwerkelijk begint?

Nieuwe vrijwilligers aannemen: weet wie je zoekt

Een goed kennismakingsgesprek begint eigenlijk al voordat de kandidaat binnenkomt. Je moet als organisatie weten wat je zoekt.

Welke werkzaamheden gaat de vrijwilliger uitvoeren? Welke kennis of vaardigheden zijn daarvoor nodig? Op welke momenten heb je iemand nodig? Hoeveel tijd kost het vrijwilligerswerk? Hoe zelfstandig moet iemand kunnen werken? En welke verantwoordelijkheden horen erbij?

Maar denk ook na over wat je de vrijwilliger kunt bieden. Is er begeleiding? Kan iemand trainingen volgen? Zijn er mogelijkheden om andere werkzaamheden te gaan doen? Hoe flexibel zijn de werktijden? Is er ruimte voor eigen initiatief?

Soms is het volgen van een training zelfs een voorwaarde om als vrijwilliger te kunnen starten. Wees daar tijdens de aanname meteen duidelijk over. Vertel welke training verplicht is, waarom deze nodig is en wanneer de vrijwilliger deze moet volgen. Zo weet iemand vooraf wat er van hem of haar wordt verwacht.

Hoe duidelijker je dit zelf hebt, hoe beter je kunt beoordelen of iemand bij het vrijwilligerswerk past.

Zoek naar een match die van twee kanten klopt

Bij het aannemen van een vrijwilliger wordt vaak vooral vanuit de organisatie gedacht:

Past deze persoon bij ons?

Draai die vraag ook eens om:

Past wat wij aanbieden bij wat deze vrijwilliger zoekt?

Mensen kunnen heel verschillende redenen hebben om vrijwilligerswerk te doen. De een zoekt sociale contacten, terwijl een ander graag iets voor een ander wil betekenen. Iemand kan werkervaring willen opdoen, nieuwe vaardigheden willen leren of na zijn pensionering zijn kennis en ervaring willen blijven gebruiken.

Vraag daarom tijdens het kennismakingsgesprek niet alleen wat iemand kan, maar vooral ook wat iemand zoekt.

Wat verwacht de vrijwilliger van het vrijwilligerswerk? Welke werkzaamheden spreken aan? Wat wil iemand graag leren? Hoeveel verantwoordelijkheid wil iemand? Wil iemand iedere week op een vast moment vrijwilligerswerk doen of juist af en toe en flexibel?

Leg die wensen naast wat je daadwerkelijk kunt bieden.

Iemand die vooral nieuwe mensen wil ontmoeten, wordt waarschijnlijk niet gelukkig van vrijwilligerswerk dat grotendeels zelfstandig wordt uitgevoerd. En iemand die alleen incidenteel beschikbaar wil zijn, past minder goed bij een activiteit waarvoor iedere dinsdagochtend dezelfde vrijwilliger nodig is.

Een mismatch hoeft dus helemaal niet te betekenen dat er iets mis is met de vrijwilliger of met de organisatie. Het past gewoon niet bij elkaar. Juist door dat vooraf te constateren, voorkom je teleurstelling aan beide kanten.

Kijk verder dan enthousiasme en motivatie

Enthousiasme is natuurlijk prettig. Maar iemand die enthousiast binnenkomt, is niet automatisch geschikt voor iedere vrijwilligersfunctie. Kijk daarom ook naar wat de werkzaamheden vragen.

Bij vrijwilligerswerk met kwetsbare mensen kunnen bijvoorbeeld betrouwbaarheid, geduld en het kunnen bewaken van grenzen belangrijk zijn. Voor een gastheer of gastvrouw zijn sociale vaardigheden belangrijk. En iemand die zelfstandig activiteiten organiseert, moet misschien juist initiatief kunnen nemen en verantwoordelijkheid durven dragen.

Stel daarom concrete vragen over eerdere ervaringen en situaties.
Niet alleen: Waarom wil je bij ons vrijwilligerswerk doen?
Maar bijvoorbeeld ook:

• Wat vind je leuk om te doen?
• Waar ben je goed in?
• Wat vind je juist lastig?
• Welke ervaring heb je die bij deze werkzaamheden van pas kan komen?
• Werk je graag zelfstandig of liever samen met anderen?
• Hoeveel tijd wil je aan het vrijwilligerswerk besteden?
• Welke begeleiding verwacht je van ons?

Daarmee krijg je veel meer zicht op de vraag of iemand bij de werkzaamheden én bij de organisatie past.

Bespreek verwachtingen voordat iemand begint

Veel problemen met vrijwilligers ontstaan niet door onwil, maar doordat verwachtingen vooraf onvoldoende zijn besproken.

De organisatie verwacht bijvoorbeeld dat iemand iedere week aanwezig is, terwijl de vrijwilliger dacht dat hij zelf kon bepalen wanneer hij kwam. Of een vrijwilliger verwacht veel zelfstandigheid, terwijl binnen de organisatie voor vrijwel alles afstemming nodig is.

Bespreek daarom vooraf onderwerpen zoals werkzaamheden, beschikbaarheid, werktijden, verantwoordelijkheden, begeleiding, afmelden, onkosten of vergoedingen en de manier waarop je met elkaar communiceert.

Bespreek ook wat iemand van de organisatie mag verwachten. Vrijwilligerswerk is vrijwillig, maar dat betekent niet dat afspraken onbelangrijk zijn. Juist duidelijke afspraken kunnen voorkomen dat er later irritaties of misverstanden ontstaan.

Durf te zeggen dat er geen goede match is

Dit is misschien wel een van de lastigste onderdelen van het aannemen van vrijwilligers. Veel organisaties zijn blij met iedereen die zich aanmeldt. Zeker wanneer er een tekort aan vrijwilligers is, kan de verleiding groot zijn om iemand toch te laten beginnen terwijl je twijfels hebt.

Toch kan niet aannemen soms de beste beslissing zijn.

Misschien sluiten de verwachtingen niet op elkaar aan. Misschien beschikt iemand niet over vaardigheden die voor de betreffende vrijwilligersfunctie echt noodzakelijk zijn. Of misschien kun je als organisatie simpelweg niet bieden wat iemand zoekt.

Wees daar duidelijk en respectvol over.

Je kunt ook onderzoeken of er binnen de organisatie ander vrijwilligerswerk is dat wél past. Niet geschikt voor de ene vrijwilligersfunctie betekent immers niet automatisch dat iemand niet binnen de organisatie past.

Wanneer vraag je om een VOG?

Veel organisaties hebben beleid opgesteld over het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor vrijwilligers.

Sommige organisaties vragen van alle vrijwilligers een VOG, andere alleen van vrijwilligers die bepaalde taken uitvoeren. Dat kan bijvoorbeeld gelden voor vrijwilligers die met kinderen of kwetsbare mensen werken. Justis noemt de VOG als onderdeel van het preventie- en integriteitsbeleid van vrijwilligersorganisaties. Voor bepaalde vrijwilligersorganisaties bestaat bovendien de Regeling Gratis VOG.

Kijk daarom bij het aannemen van een nieuwe vrijwilliger altijd naar het VOG-beleid van je organisatie.

Is voor deze vrijwilligersfunctie een VOG nodig? Zorg er dan voor dat de aanvraag tijdig wordt geregeld en dat vooraf duidelijk is of de vrijwilliger al mag beginnen voordat de VOG binnen is.

Heeft je organisatie nog geen duidelijke afspraken over de VOG? Dan is dit een goed moment om daar beleid voor te maken. Bepaal voor welke vrijwilligersfuncties je een VOG vraagt en pas dit vervolgens consequent toe.

> Lees hier meer over de VOG voor vrijwilligers.

Nieuwe vrijwilligers aannemen, leg belangrijke afspraken vast

Niet iedere afspraak hoeft in een uitgebreid contract te staan. Toch is het verstandig om belangrijke afspraken schriftelijk vast te leggen, bijvoorbeeld in een vrijwilligersovereenkomst.

Denk aan:

• de werkzaamheden;
• inzet en beschikbaarheid;
• begeleiding;
• onkosten of vrijwilligersvergoeding;
• verzekeringen;
• privacy en vertrouwelijkheid;
• afspraken over afmelden;
• eventuele verplichte trainingen;
• afspraken over stoppen met het vrijwilligerswerk.

Schriftelijke afspraken geven duidelijkheid aan beide kanten en verkleinen de kans op discussies over zaken waarvan iedereen dacht dat ze vanzelfsprekend waren.

Een vrijwilligersovereenkomst kan helpen om verwachtingen over en weer helder vast te leggen.

> Lees hier meer over de vrijwilligersovereenkomst (met voorbeelden).

Verzamel niet meer persoonsgegevens dan nodig

Wanneer een nieuwe vrijwilliger begint, wil je gegevens registreren. Naam, contactgegevens, werkzaamheden en beschikbaarheid kunnen bijvoorbeeld nodig zijn om het vrijwilligerswerk goed te organiseren.

Maar registreer niet automatisch alles wat je misschien ooit handig zou kunnen vinden. Vraag jezelf bij persoonsgegevens steeds af:

Waarom hebben we deze informatie nodig?

De AVG gaat onder meer uit van doelbinding en dataminimalisatie. Dat betekent dat je persoonsgegevens voor een duidelijk doel verzamelt en niet méér gegevens verzamelt dan daarvoor nodig is. Bovendien moet er een geldige grondslag zijn voor de verwerking.

Maak vrijwilligers daarnaast duidelijk welke gegevens je vastlegt, waarom je dat doet, hoe lang je deze bewaart en met wie je gegevens eventueel deelt.

Zeker wanneer je veel vrijwilligers hebt, is een goede en veilige vrijwilligersregistratie belangrijk.

> Lees meer over juridische aspecten rond vrijwilligerswerk.

Controleer hoe vrijwilligers verzekerd zijn

Het is belangrijk om te weten hoe de verzekering is geregeld voor je vrijwilligers. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer een vrijwilliger tijdens zijn werkzaamheden schade veroorzaakt? Of wanneer een vrijwilliger zelf een ongeval krijgt?

Ga er niet automatisch vanuit dat dit altijd via de eigen verzekering van de vrijwilliger is geregeld. Controleer welke verzekeringen jouw organisatie heeft en of er bijvoorbeeld via de gemeente een vrijwilligersverzekering bestaat. Kijk daarbij goed naar de daadwerkelijke dekking en voorwaarden. Vertel nieuwe vrijwilligers vervolgens hoe dit binnen jouw organisatie is geregeld.

> Lees hier meer over vrijwilligers en verzekering.

Nieuwe vrijwilligers aannemen, zorg voor een goede start

De afspraken zijn gemaakt, eventueel is de vrijwilligersovereenkomst getekend, de VOG is waar nodig geregeld en de vrijwilliger kan beginnen.

Klaar? Nog niet helemaal. Juist tijdens de eerste weken ontdek je of de match die tijdens het kennismakingsgesprek goed leek, in de praktijk ook echt werkt.

Zorg daarom voor een goede introductie en inwerkperiode. Laat zien hoe de organisatie werkt, stel de vrijwilliger voor aan relevante medewerkers en andere vrijwilligers en vertel bij wie iemand terechtkan met vragen.

Geef een nieuwe vrijwilliger een duidelijk aanspreekpunt.

> Lees meer over Checklist inwerken nieuwe vrijwilliger, 2 voorbeelden.

De match stopt niet na het aannemen

Veel organisaties werken met een proefperiode voor nieuwe vrijwilligers, bijvoorbeeld van zes weken.

Zo’n periode geeft zowel de vrijwilliger als de organisatie de gelegenheid om in de praktijk te ervaren of het vrijwilligerswerk daadwerkelijk past.

Zeker in de eerste dagen en weken is het belangrijk om regelmatig contact te hebben met de nieuwe vrijwilliger. Vraag hoe het bevalt, of de werkzaamheden duidelijk zijn en of er dingen zijn waar je als organisatie bij kunt helpen.

Zo kun je snel bijsturen als iets anders loopt dan verwacht.

Plan aan het einde van de proefperiode een gesprek. Hoe heeft de vrijwilliger de eerste weken ervaren? Zijn de werkzaamheden zoals verwacht? Is er voldoende begeleiding? En hoe ervaart de organisatie de samenwerking?

Bespreek samen of je verdergaat en of er misschien afspraken of werkzaamheden moeten worden aangepast.

Maar ook ná zo’n proefperiode blijft de match belangrijk. De situatie van een vrijwilliger kan immers veranderen. Iemand kan andere interesses krijgen, meer of minder tijd beschikbaar hebben of behoefte krijgen aan andere werkzaamheden. Misschien wil een vrijwilliger na verloop van tijd meer verantwoordelijkheid. Of juist wat minder.

Ook jouw organisatie verandert. Werkzaamheden kunnen veranderen, er komen nieuwe activiteiten bij of je hebt andere kwaliteiten van vrijwilligers nodig. Daarom blijft gedurende de hele periode dat iemand vrijwilliger is deze centrale vraag belangrijk:

Past wat deze vrijwilliger zoekt bij wat wij als organisatie kunnen bieden – en past wat wij zoeken bij wat deze vrijwilliger kan en wil bieden?

Blijf daarover met vrijwilligers in gesprek. Vraag niet alleen of alles goed gaat, maar ook of het vrijwilligerswerk nog aansluit bij wat iemand zoekt en wil bijdragen.

Soms betekent dit dat je werkzaamheden aanpast, iemand een andere rol geeft of meer flexibiliteit biedt. En soms kom je samen tot de conclusie dat het vrijwilligerswerk niet meer goed past.

Een goede match maak je dus niet één keer bij de start. Je blijft eraan werken zolang de vrijwilliger voor je organisatie actief is.

Nieuwe vrijwilligers aannemen samengevat

Bij het aannemen van een nieuwe vrijwilliger draait het niet alleen om de vraag of iemand geschikt is voor de functie. Kijk altijd naar de match van twee kanten.

Weet wat je zoekt én wat je kunt bieden. Bespreek motivatie en verwachtingen, wees duidelijk over verplichte trainingen en andere voorwaarden, kijk naar je VOG-beleid en leg belangrijke afspraken vast.

Zorg vervolgens voor een goede start, houd tijdens de eerste dagen en weken contact en gebruik een eventuele proefperiode om te beoordelen of de samenwerking in de praktijk bevalt.

En vergeet daarna de belangrijke ‘matching vraag’ niet:

Past wat deze vrijwilliger zoekt nog steeds bij wat wij kunnen bieden – en omgekeerd: past wat wij zoeken nog steeds bij wat deze vrijwilliger kan en wil bieden?

>> Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is onze Basis Cursus Vrijwillligers Coördinatie of de Verdiep Cursus Leidinggeven aan Vrijwilligers iets voor jou.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis nieuwsbrief ontvangen?
> Schrijf je hier in.