5 Tips voor het registreren van vrijwilligers
Als je bij het registreren van vrijwilligers de volgende 5 tips in de praktijk brengt, heb je je vrijwilligers administratie goed op orde en kost het toch niet veel tijd.
Hieronder vind je – in willekeurige volgorde – 5 Tips voor het registreren van vrijwilligers.
1. Begin er meteen mee.
Veel organisaties beginnen op kleine schaal met de inzet van vrijwilligers. Maar binnen de kortste kan dit aantal behoorlijk oplopen. Begin dus meteen met het registreren van gegevens over je vrijwilligers. In het kader van de geldende privacywetgeving (AVG) is het ook zaak dit meteen volgens de geldende regels te doen.
2. Gebruik een tool.
In het begin kun je de adresgegevens prima bijhouden in een schrift, maar bij tientallen vrijwilligers heb je al de behoefte om dat in Microsoft Excel of Access te doen. Dat kan prima, maar de registratietool Fenna die Kenniscentrum Vrijwilligers heeft ontwikkeld is een betere oplossing. Daar zitten veel functies die je nodig hebt al in, je kunt de (online) tool door meerdere personen laten gebruiken én de registratie van vrijwilligers gebeurt op uniforme wijze. Lees hier meer over Fenna.
3. Registreer meer.
Met registreer meer bedoelen we dat je je bij de registratie van vrijwilligers niet alleen moet beperken tot naam, adres, woonplaats en telefoonnummer. Het kan namelijk erg handig zijn om te weten wat de vrijwilliger allemaal nog meer kan, zijn of haar competenties dus. Daar kun je in de toekomst plezier van hebben. Ook is het handig om te weten op welke activiteiten de vrijwilliger graag ingezet wil worden, welke niet, en waar. De datum waarop de vrijwilliger begonnen is, is ook handig om te weten met het oog op voortgangsgesprekken en jubilea. En zo kunnen we nog wel even doorgaan.
> Lees ook: Welke gegevens van de vrijwilligers mag je bewaren?
4. Laat meer dan 1 persoon registratie doen.
Natuurlijk kun je in je eentje prima de registratie doen van de vrijwilligers. De vraag is alleen of dat wel slim is. Als je met meerdere medewerkers, bijvoorbeeld 2 of 3, dit doet, blijft de administratie op orde, ook als iemand op vakantie is, een andere functie krijgt of de organisatie verlaat. Er zijn organisaties, bijvoorbeeld bibliotheken, met wel meer dan 30 vestigingen. Het is dan zeker raadzaam om dit door meer dan 1 persoon te laten bijhouden. Dat is 1 van de redenen dat wij de registratietool Fenna hebben ontwikkeld: daarmee kan dat namelijk.
5. Registreer uniform.
Er schuilt een gevaar in het vorige punt, namelijk dat de registratie niet meer uniform verloopt, als meerdere medewerkers zich hiermee bezig gaan houden. Dat gevaar is in Excel reëel,omdat je op verschillende manieren gegevens kunt invoeren. Dat is ook een reden dat Kenniscentrum Vrijwilligers de registratietool Fenna heeft ontwikkeld: je hebt de zekerheid dat alle gegevens uniform worden geregistreerd.
Vrijwilligers registreren in een Excel of Fenna vrijwilligerssoftware?
Wanneer je deze tips in acht neemt, heb je de registratie van je vrijwilligers meteen goed op orde. Je kunt dat prima met een eigen tool, bijvoorbeeld in Excel. Maar met een softwaretool zoals Fenna heb je niet alleen de mogelijkheden van Excel, maar nog veel meer mogelijkheden dan alleen de administratie. Klik hier voor meer informatie over Fenna en vraag de gratis demo aan. Of kijk op de speciale Fenna website.
Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.
