In de rubriek “De vrijwilligers-coördinator vraagt” dit keer de vraag die wij kregen: welke gegevens van de vrijwilliger mag ik vragen en bewaren?

Welke gegevens van de vrijwilligers mag je bewaren

Specifieker werd aan ons de volgende vraag gesteld: ‘We hebben intern in de organisatie wat discussie over of we nou wel of niet een BSN van een vrijwilliger mogen vragen en vastleggen en wel of niet een kopie van het ID mogen archiveren.’

Een organisatie mag persoonsgegevens van iemand vragen en vastleggen in haar administratie voor zover dat een duidelijk doel dient: waarvoor heb je deze gegevens nodig? Deze vraag moet je duidelijk kunnen beantwoorden. Dat is het leidende uitgangspunt in de huidige privacywet.

Gegevens bewaren van de vrijwilligers, voorbeelden

Enkele voorbeelden:

• Burgerservicenummer (BSN): met welk doel vraag je daarnaar en leg je dit vast? Waarschijnlijk zonder doel, dus het antwoord is nee: mag je niet zomaar naar vragen en vastleggen.
• Kopie ID / of vragen om ID te laten zien: ook dat mag niet zomaar, en de Autoriteit Persoonsgegevens zegt hier het volgende over: identiteitsbewijs.
• Bankrekeningnummer: als je dit nodig hebt om reiskosten of andere onkostenvergoedingen over te maken, mag je vragen naar het rekeningnummer en dit bewaren voor dat doel.

Gegevens bewaren van de vrijwilligers, leidraad

De algemene leidraad in de praktijk is dus vrij eenvoudig: als je duidelijk uit kunt leggen waarom je naar bepaalde gegevens vraagt en voor welk doel je deze nodig hebt, mag je hiernaar vragen en deze bewaren. Let wel dat dit geen vrijgeleide is om alles te vragen: raadpleeg bij twijfel de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

> Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is onze basiscursus Vrijwillligerscoördinatie of de verdiepcursus Leidinggeven aan Vrijwilligers iets voor jou.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.