Goed vrijwilligersbeleid laat zien dat je hebt nagedacht over wat vrijwilligers en de organisatie voor elkaar kunnen betekenen. Dit is niet alleen belangrijk voor de vrijwilligers, maar ook voor de beroepskrachten in je organisatie. Je gaat allemaal voor hetzelfde doel. Lees meer
In coronatijd zijn veel mensen en organisaties overgeschakeld naar online bijeenkomsten. Omdat veel mensen nu goed bekend zijn met online tools zoals Zoom en Teams kun je ook voor je vrijwilligers prima online bijeenkomsten houden. Waar moet je dan op letten? We hebben hieronder 10 tips op een rijtje gezet. Tevens houden we op 8 april een gratis webinar over dit onderwerp: > meer informatie.
We bespreken dit onderwerp aan de hand van de 3 fasen: Voorafgaand aan, Tijdens en Na afloop van de online bijeenkomst.
1. Bepaal of online een goed middel is voor een bijeenkomst.
Het kan zijn dat je een training wilt geven, of je wilt een vergadering houden met je vrijwilligers. Bedenk vooraf of online dan het juiste middel is. Mocht je een persoonlijk gesprek willen gaan voeren met een vrijwilliger en ligt het onderwerp gevoelig, dan ligt online misschien iets minder voor de hand.
2. Kies je platform.
Bekende platforms die hiervoor gebruikt worden zijn Teams of Zoom. Met beide platforms hebben wij goede ervaringen. Omdat we Zoom het prettigst vinden gebruiken we zelf dit platform. Waar wij ook goede ervaringen mee hebben zijn Google Meet en WebinarGeek.
3. Probeer het uit.
Als je een online meeting wilt gaan geven, ga het dan eerst uitproberen bij enkele mensen die je kent. Je kunt dan zien of je er handig mee uit de voeten kunt en fouten maken mag. Op deze manier raak je er meer mee vertrouwd en krijg je feedback van de mensen die meedoen aan je online testsessie.
4. Maak een draaiboek met de opzet.
Wil je een online workshop geven aan je vrijwilligers? Of een online bijeenkomst organiseren waar vrijwilligers mee discussiëren over een nieuwe werkwijze? Maak dan op hoofdlijnen een draaiboek met de onderdelen waaruit je wilt dat de online bijeenkomst bestaat. Zorg voor een goed begin, een middenstuk en een slot. Schrijf van tevoren de items op die je daar wilt gaan zeggen, anders vergeet je geheid iets 😉
5. Communiceer met een duidelijke uitnodiging.
Nodig de deelnemers uit met een uitnodiging waarin duidelijk beschreven staat wat je gaat doen en hoe. Voor sommige vrijwilligers kan het nieuw zijn dat je een online bijeenkomst gaat houden. Leg dus goed uit hoe het in z’n werk gaat, bijvoorbeeld hoe je als deelnemer in moet loggen. Geef aan hoe laat het begint en tevens dat het handig is om 10 minuten eerder al ingelogd te zijn.
6. Zorg voor de juiste structuur.
Heb je veel te vertellen? Bepaal van tevoren hoe lang je wilt dat de online bijeenkomst duurt. Las genoeg pauzemomenten in zodat mensen daar kunnen reageren. Wil je een PowerPoint gebruiken? Zorg voor genoeg afwisseling tussen de PowerPoint en momenten waarop je zelf in beeld bent.
7. Maak de bijeenkomst interactief.
Ofwel: betrek de vrijwilligers bij de online bijeenkomst. Dat kan al in het begin, maar ook tijdens de online bijeenkomst. Dat kan door het gebruik van polls, gewoon (dus mondeling) vragen stellen aan de deelnemers en hen uitnodigen om zelf vragen te stellen, mondeling of via de chat knop in de online meeting tool die je gebruikt. Bij sommige online meeting tools kun je de deelnemers ook verdelen over kleinere groepjes en apart zetten (in Zoom heet deze functie break out rooms) zodat ze onderling in discussie kunnen.
8. Maak de online bijeenkomst niet te lang.
Denk van tevoren na over de duur van je online bijeenkomst en houd je daaraan. Hoe lang een online bijeenkomst mag duren hangt ook af van het type bijeenkomst. Een online workshop of training die 2 uur duurt is lang genoeg. En pauzeer tussentijds 5 of 10 minuten.
9. Informatie beschikbaar stellen.
Vaak gebruik je tijdens de online bijeenkomst een PowerPoint presentatie, die je via de knop ‘Scherm delen’ laat zien aan de deelnemers. Het kan ook zijn dat je iets laat zien wat ergens op een website staat. Het is handig als je achteraf al deze informatie naar de deelnemers mailt. Je kunt dan ook vermelden dat vervolgcontact op prijs wordt gesteld en hoe deelnemers, ook na afloop, nog vragen kunnen stellen. Belangrijk: stel ook informatie beschikbaar aan de vrijwilligers die niet hebben deelgenomen (bijvoorbeeld omdat ze geen internet hebben).
10. Houd een evaluatie.
Een evaluatie om te achterhalen wat deelnemers ervan vonden is altijd nuttig. Dat kan formeel via het invullen van een (online) vragenformulier. Maar het kan ook informeel door de deelnemers te vragen naar hun mening over de online bijeenkomst.
Wil je meer over dit onderwerp te weten komen? Op 8 april geven we een gratis webinar: > meer informatie.
>Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is de online cursus ‘Vrijwilligerscoördinatie’ Iets voor jou. > Hier meer info.
Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.
Een veel voorkomend geluid is dat het moeilijk is om aan geschikte vrijwilligers te komen. Of om geen tekort aan vrijwilligers te hebben. Opvallend is dat het de ene organisatie goed lukt om vrijwilligers te werven, terwijl de andere organisatie daar de grootst mogelijke moeite mee heeft. Om je te helpen bij het werven van vrijwilligers 6 praktische tips.
Lees meer
Het is een vraag die wij regelmatig stellen tijdens de Cursus Vrijwilligers Coördinatie In 2 Dagen: Wat verwacht jij van je vrijwilligers? Soms krijgen we dan een hele waslijst aan criteria te horen waaraan een vrijwilliger moet voldoen. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. En vaak ook niet nodig. Als je 7 tot maximaal 10 criteria kunt opnoemen is dat al meer dan voldoende. Lees meer
Vrijwilligers vinden en binden: waarom zou een vrijwilliger voor je organisatie willen werken? Heb je helder voor ogen wat de meerwaarde van je organisatie is voor vrijwilligers? En hoe en waar vindt je vrijwilligers? 5 eyeopeners op een rij gezet. Lees meer
Wanneer je op zoek bent naar vrijwilligers voor jouw organisatie zul je regelmatig vacatures plaatsen.
Lukt het om wervende teksten te schrijven? Zodanig dat lezers geïnteresseerd raken en contact opnemen? Lees meer
Eerder organiseerde Kenniscentrum Vrijwilligers de Intervisiemiddag Werven & Behouden van vrijwilligers. Organisaties uit de zorg, welzijn en de bibliotheekwereld wisselden ervaringen met elkaar uit. De volgende 20 tips voor het werven van vrijwilligers kwamen hieruit naar voren. Lees meer
Opvallend is dat het de ene organisatie goed lukt om nieuwe vrijwilligers te werven, terwijl de andere organisatie daar de grootst mogelijke moeite mee heeft. Om je organisatie te helpen bij het werven van vrijwilligers de volgende tips.
Dit is een prima 1e begin. Medewerkers kunnen vaak prima inschatten of iemand bij je organisatie past. De kans op succes is hierdoor groter en de kosten zijn beperkt. Met een wervingsbonus kun je ze stimuleren om actief in hun netwerk te zoeken naar geschikte vrijwilligers.
Vaak werk je samen met andere organisaties. Bijvoorbeeld omdat je gezamenlijke huisvesting deelt. Ook daar worden waarschijnlijk vrijwilligers ingezet. Het kan best zijn dat die vrijwilligers ook actief willen worden voor jouw organisatie.
Het werven van vrijwilligers is een serieuze aangelegenheid. Niet alleen omdat je goede vrijwilligers wilt. Ook het aantal organisaties dat vrijwilligers inzet neemt steeds meer toe. Er is dus sprake van een zekere concurrentie tussen organisaties als het gaat om het werven van vrijwilligers. De werving van vrijwilligers moet je daarom serieus aanpakken: kondig duidelijk aan welke vrijwilligers je zoekt en zorg dat dit er visueel aantrekkelijk uit ziet. Alsof het om wervingsadvertentie van personeel gaat.
Je organisatie website, de digitale nieuwsbrief en de social media zijn de digitale stoepborden van je organisatie. Niet alleen voor bezoekers en cliënten, maar ook voor potentiële vrijwilligers. Daarom is het zaak om op je website pagina’s aan te maken waar het werk van vrijwilligers beschreven staat. En ook een beschrijving van de vrijwilligers waar je naar op zoek bent. Via de digitale nieuwsbrief en de social media kun je die informatie verspreiden en aandacht vragen voor vrijwilliger vacatures.
Zoals het gaat als je ergens solliciteert, zo werkt het ook als een vrijwilliger kennis maakt met je organisatie: de 1e impressie is allesbepalend. Zorg dat de 1e ontvangst van vrijwilligers goed geregeld is. Zorg voor een persoonlijke ontvangst en neem de tijd. Bereid voor wat je wilt vertellen over de organisatie en het werk van de vrijwilliger. Maak daarvoor een checklist. Zorg voor de benodigde formulieren. Betrek de mensen erbij met wie de vrijwilliger samen gaat werken.
Begin met het werven van vrijwilligers als het echt nodig is. Dat lijkt logisch, maar dan is het al te laat. Zorg dat je het hele jaar door aandacht besteed aan de werving van vrijwilligers. Wanneer vrijwilligers zich aandienen en je hebt niet meteen plek voor ze, bespreek dan met ze of een gedeeltelijke inzet mogelijk is. Of tijdelijk ergens anders in de organisatie.
>> Wil je over dit onderwerp een thema-avond of training organiseren? Lees dan hier verder.
Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.
‘Frisse start na corona’-subsidie in trek.19 juli 2021 - 14:20
Of vrijwilligers na de crisis weer terugkeren? Dat wordt spannend.19 juli 2021 - 14:05
Vakantietijd? 5 tips voor het pimpen van je vrijwilligersinzet12 juli 2021 - 12:52
Vrijwilligers motiveren, 5 manieren op een rij1 juli 2021 - 08:27
Cursus Projectmanagement voor de vrijwilligerscoördinator30 juni 2021 - 04:56
Poll uitslag: vrijwilligers werven kan lastig zijn maar meestal lukt het wel.21 juni 2021 - 09:45