Veelgestelde vragen over het registreren van vrijwillligers
Hieronder een selectie van de meest gestelde vragen over het registreren van vrijwilligers.
1. Registreren van vrijwilligers, waar moet ik dan aan denken?
Bij de registratie van vrijwilligers moet je in eerste instantie denken aan: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, waarvoor de vrijwilliger wordt ingezet en wanneer. Daarnaast raden wij aan om al meteen uitgebreidere informatie bij te houden, bijvoorbeeld welke competenties en interesses de vrijwilliger heeft om evt. in de toekomst ook op ingezet te worden. Het is ook belangrijk om te weten of de vrijwilliger een geldige legitimatie en een VOG verklaring heeft ingeleverd.
2. Registratie, is dat wel nodig voor die paar uur per week dat hier vrijwilligers worden ingezet?
Wij raden dit wel aan. De inzet van vrijwilligers begint vaak op kleine schaal. Maar dit kan in de loop der tijd behoorlijke vormen aan gaan nemen. Indien je niet tijdig begint met registratie verlies je het overzicht en wordt het al snel een rommeltje.
3. Hoe kun je snel en makkelijk vrijwilligers in je organisatie registreren?
Dit kan op verschillende manieren. Als je in het klein begint volstaat een schriftje of kun je dit ook prima bijhouden in een Excel bestand. Daar kun je een tijdje mee vooruit. Echter, als het aantal mensen dat werkt met dit Excel bestand toeneemt, zul je merken dat een professionele tool veel voordelen biedt. Daarom heeft Kenniscentrum Vrijwilligers de registratietool Fenna ontwikkeld.
4. Ik ben op zoek naar een handige registratietietool, weten jullie iets?
Wat wij vaak horen is dat organisaties zelf iets hebben gemaakt in Microsoft Access of Excel. Wil je een handige registratietool die je direct kunt inzetten en waar veel handige functies al in voorgeprogrammeerd zijn, dan is de registratietool Fenna een interessante optie.
5. Mag dat wel, gegevens over vrijwilligers registreren?
Als organisatie mag je gegevens over je vrijwilligers registreren. Uiteraard moet je je wel houden aan de wetgeving op dit gebied. Kort gezegd komt dit erop neer dat je persoonsgegevens van vrijwilligers mag verzamelen en verwerken, mits je aangeeft waarvoor en wat je eventueel verder met deze gegevens gaat doen.
6. Registreren klinkt als noodzakelijk kwaad, of heb je er ook iets aan?
De registratie van vrijwilligers begint vaak als ‘noodzakelijk kwaad’. Het is bijvoorbeeld wel handig als je de contactgegevens van vrijwilligers hebt. Maar als je dit structureel goed opzet, heb je er veel baat bij. Je heb dan altijd een duidelijk overzicht over je vrijwilligersbestand en hun inzet. Bij een professionele registratietool gaat dit nog verder. De registratietool Fenna bijvoorbeeld geeft automatisch een signaal als de vrijwilliger een maand in dienst is voor een voortgangsgesprek. Ook kun je gemakkelijk vrijwilligers inplannen en opzoeken voor de inzet op bepaalde competenties.
7. Wij gebruiken nu Excel, kan ik dan makkelijk overstappen op jullie registratietool Fenna?
Voor de registratie van vrijwilligers is Excel vaak een mooi begin. Vaak stappen organisaties na na verloop van tijd over op een professionele registratietool, zoals bijvoorbeeld Fenna, omdat dit veel voordelen biedt. Bij de ontwikkeling van Fenna is hiermee rekening houden. De bestaande registratie in Excel kan eenvoudig worden ‘overgezet’ naar Fenna.
8. Wij hebben niet 1 coördinator, maar 35 vestigingen met elk een coördinator. Kan dat?
Het is in Fenna geen probleem om meerdere gebruikers aan te maken. Het is dus mogelijk dat voor elke vestiging iemand de registratie van de daar inzetbare vrijwilligers bijhoudt in Fenna.
9. Wat kost jullie registratietool Fenna?
Dat is niet in 1 zin eenduidig te beantwoorden. Er zijn namelijk meerdere modules in Fenna en waarschijnlijk heb je niet alle modules nodig. Ook hangt het ervan af hoeveel vrijwilligers je in Fenna wilt registreren. Neem vrijblijvend contact op en wij lichten dit graag vrijblijvend toe.
10. Ik hoorde iets over een registratietool die jullie hebben. Kun je kort uitleggen wat de voordelen zijn?
De registratietool Fenna die Kenniscentrum Vrijwilligers aanbiedt biedt de volgende 3 voordelen: 1. Tijd besparen en administratieve lasten verlichten, want in Fenna heb je de administratie en planning van je vrijwilligers altijd up to date. 2. Vrijwilligers optimaal inzetten: Met Fenna heb je altijd het complete overzicht over al je vrijwilligers, hun competenties en de inzet op programmalijnen. 3. Vrijwilligers boeien en binden: Via Fenna krijgen de vrijwilligers maximale ondersteuning, ook de extra aandacht op momenten die ertoe doen, bijvoorbeeld na 1 maand in dienst een voortgangsgesprek en op hun verjaardag.
>> Wil je over dit onderwerp een thema-avond of training organiseren? Lees dan hier verder.
Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.
