Zo versterk je je positie als vrijwilligerscoördinator: 7 tips

Tijdens een training vrijwilligerscoördinatie zei een deelnemer spontaan:

“Ik moet mijn plek bevechten in de organisatie. Ik word niet gezien en ik moet overal zelf achteraan: budget, een cursus, een kerstpresentje voor de vrijwilligers, alles.”

Die uitspraak bleef hangen.

Ik deelde hem op Facebook en de reacties liepen sterk uiteen. Iemand schreef: “Is helaas vaak zo.” Een ander reageerde juist: “Herken ik gelukkig niet.” Iemand stelde de vraag: “Heeft het misschien te maken met het feit dat de organisatie de meerwaarde van vrijwilligers niet echt ziet?” En één reactie was kort maar duidelijk: “Jaaaaaaaaaaa!”

Blijkbaar verschilt de positie van vrijwilligerscoördinatoren sterk per organisatie.

Herken jij dat je regelmatig moet trekken aan budget, aandacht of ondersteuning? Dan zijn er gelukkig ook dingen die je zelf kunt doen. Hieronder 7 praktische tips om je positie als vrijwilligerscoördinator te versterken.

Wanneer staat een vrijwilligerscoördinator zwak in de organisatie?

Dat merk je vaak niet aan één groot probleem, maar aan allerlei kleine dingen.

Bijvoorbeeld:

• je moet voor vrijwel ieder bedrag opnieuw toestemming vragen;
• scholing voor jezelf of vrijwilligers is niet structureel geregeld;
• je wordt pas betrokken als besluiten eigenlijk al genomen zijn;
• je moet ieder jaar opnieuw vragen om budget voor vrijwilligerswaardering;
• er is weinig of geen vrijwilligersbeleid;
• je hebt veel verantwoordelijkheid, maar weinig invloed;
• vrijwilligerswerk wordt vooral gezien als iets dat ‘erbij’ hoort;
• je moet steeds opnieuw uitleggen waarom vrijwilligers belangrijk zijn.

Herken je meerdere van deze situaties? Dan kan het verstandig zijn om niet alleen harder te werken, maar ook bewust te werken aan je positie als vrijwilligerscoördinator.

1. Maak zichtbaar wat vrijwilligers mogelijk maken

Veel organisaties weten wel hoeveel vrijwilligers actief zijn. Maar dat zegt nog niet zoveel over hun werkelijke betekenis.

Maak daarom vooral zichtbaar wat dankzij vrijwilligers mogelijk is.

Denk bijvoorbeeld aan:

• activiteiten die zonder vrijwilligers niet door zouden gaan;
• extra persoonlijke aandacht voor cliënten of bewoners;
• ondersteuning bij uitstapjes en activiteiten;
• het aantal uren dat vrijwilligers gezamenlijk inzetten;
• extra bereik in een wijk of buurt;
• ondersteuning van beroepskrachten;
• signalen die vrijwilligers vanuit de praktijk teruggeven.

Een voorbeeld:

“Wij hebben 85 vrijwilligers.”

is minder krachtig dan:

“Dankzij onze 85 vrijwilligers kunnen we iedere week 14 activiteiten organiseren die anders niet mogelijk zouden zijn.”

Maak de bijdrage dus concreet.

2. Koppel vrijwilligerswerk aan de doelen van je organisatie

Vrijwilligerswerk is geen los onderdeel van de organisatie.

Vrijwilligers dragen vaak rechtstreeks bij aan organisatiedoelen. Maak dat zichtbaar.

Bijvoorbeeld op het gebied van:

• welzijn;
• persoonlijke aandacht;
• participatie;
• cliënttevredenheid;
• sociale verbinding;
• bereikbaarheid van activiteiten;
• kwaliteit van dienstverlening;
• verbinding met de buurt.

Als vrijwilligers aantoonbaar bijdragen aan doelen die voor bestuur en management belangrijk zijn, wordt het gemakkelijker om ook aandacht te vragen voor goede vrijwilligerscoördinatie.

3. Vraag om structurele afspraken in plaats van losse gunsten

Moet je ieder jaar opnieuw vragen om budget voor een kerstpresentje? Of iedere keer apart toestemming vragen voor een cursus?

Probeer losse verzoeken waar mogelijk om te zetten in structurele afspraken.

Denk aan:

• een jaarlijks vrijwilligersbudget;
• een vast scholingsbudget;
• budget voor waardering van vrijwilligers;
• budget voor werving;
• vaste uren voor vrijwilligerscoördinatie;
• een jaarlijks evaluatiemoment over vrijwilligersbeleid.

Dat maakt je minder afhankelijk van losse verzoeken.

Het gesprek verandert dan van: “Mag ik hiervoor €500?” naar: “Welk structureel budget hebben we nodig om ons vrijwilligersbeleid goed uit te voeren?” Dat is een heel ander gesprek.

4. Zorg dat je op tijd aan tafel zit

Een veelgehoorde frustratie van vrijwilligerscoördinatoren is dat zij pas worden geïnformeerd als een besluit al genomen is.

Terwijl een verandering vaak ook gevolgen heeft voor vrijwilligers.

Denk aan:

• sluiting of verhuizing van locaties;
• verandering van openingstijden;
• andere werkwijzen;
• wijzigingen in cliëntbeleid;
• nieuwe veiligheidsregels;
• communicatie naar cliënten en bezoekers;
• reorganisaties;
• begrotingen.

Vraag daarom om tijdig betrokken te worden bij onderwerpen die gevolgen hebben voor vrijwilligers.

Je hoeft niet bij ieder managementoverleg te zitten. Maar je wilt wel voorkomen dat je achteraf moet zeggen: “Maar wat betekent dit eigenlijk voor onze vrijwilligers?”

5. Deel regelmatig resultaten

Ga er niet vanuit dat collega’s en management vanzelf zien wat jij en de vrijwilligers allemaal doen.

Maak resultaten zichtbaar.

Dat hoeft geen uitgebreid jaarverslag te zijn.

Je kunt bijvoorbeeld regelmatig één klein resultaat delen:

• een cijfer;
• een praktijkvoorbeeld;
• een compliment van een cliënt;
• een reactie van een vrijwilliger;
• een resultaat van een activiteit;
• een opvallende uitkomst van een vrijwilligerstevredenheidsonderzoek.

Je zou bijvoorbeeld iedere maand één kort bericht kunnen delen via intranet of de interne nieuwsbrief.

Want: Zichtbaarheid ontstaat meestal niet vanzelf.

6. Zoek medestanders binnen de organisatie

Je hoeft je positie niet alleen te versterken.

Zoek mensen binnen de organisatie die de meerwaarde van vrijwilligers begrijpen.
Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• een manager;
• een bestuurder;
• een teamleider;
• een beleidsmedewerker;
• een communicatieadviseur;
• een HR-medewerker.

Houd deze mensen regelmatig op de hoogte van wat vrijwilligers bijdragen. Een medestander met invloed kan helpen om vrijwilligerswerk eerder op de agenda te krijgen.

7. Neem je eigen vak serieus

Vrijwilligerscoördinatie bestaat uit veel meer dan een paar vrijwilligers inroosteren.
Je houdt je bijvoorbeeld bezig met:

• vrijwilligers werven;
• selectie en intake;
• begeleiding;
• motiveren en behouden;
• waardering;
• grenzen en veiligheid;
• lastige gesprekken;
• samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers;
• scholing;
• vrijwilligersbeleid;
• rapportages;
• communicatie.

Dat vraagt kennis en vaardigheden. Laat dus ook binnen je organisatie zien dat vrijwilligerscoördinatie een vak is.

Hoe duidelijker jij zelf kunt aangeven wat jouw rol inhoudt en wat je nodig hebt om die goed uit te voeren, hoe gemakkelijker het wordt om daar binnen de organisatie serieus over in gesprek te gaan.

Gelukkig hoeft niet iedere vrijwilligerscoördinator te vechten

De reacties op mijn Facebookbericht laten gelukkig ook iets anders zien. Niet iedere vrijwilligerscoördinator hoeft te vechten voor budget, erkenning of aandacht.

Sommige coördinatoren worden goed ondersteund, hebben voldoende budget en worden vanzelfsprekend betrokken bij beleid. Dat is interessant. Want het betekent dat het probleem niet onvermijdelijk is.

De vraag wordt dan:

Wat doen organisaties waarin vrijwilligerscoördinatie wél goed is geregeld anders?

Daar kunnen andere organisaties van leren.

Tot slot: hoe sterk is jouw positie?

Als vrijwilligers belangrijk zijn voor een organisatie, dan moet ook de organisatie van het vrijwilligerswerk serieus worden genomen.

Dat betekent niet dat je als vrijwilligerscoördinator overal je zin in moet krijgen. Maar het betekent wel dat er aandacht moet zijn voor zaken als tijd, budget, beleid, scholing en invloed.

En misschien begint het met één simpele vraag:

Wat heb jij nodig om je werk als vrijwilligerscoördinator goed te kunnen doen?

Herken jij dat je soms moet vechten voor je plek? Of is vrijwilligerscoördinatie bij jouw organisatie juist goed geregeld?

Deel je ervaringen in onze Facebookgroep Vrijwilligerscoordinatie.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.