Grenzen stellen aan vrijwilligers: 6 praktische tips

Een vrijwilliger die steeds zijn eigen gang gaat. Opmerkingen maken die als grap bedoeld zijn, maar eigenlijk grensoverschrijdend zijn. Een vrijwilliger die veel vaker dan afgesproken aanwezig is. Of een vrijwilliger die taken naar zich toe trekt die helemaal niet bij zijn rol horen. Dit zijn vaak herkenbare voorbeelden voor wie met vrijwilligers werkt.

Grenzen stellen aan vrijwilligers is soms lastig. Zeker als iemand zich enthousiast inzet en je de relatie goed wilt houden. Toch is duidelijkheid belangrijk. Voor de vrijwilliger zelf, voor collega’s én voor cliënten, bewoners of deelnemers.

Hoe spreek je iemand aan zonder dat het gesprek meteen zwaar wordt? En hoe voorkom je dat je pas ingrijpt als de irritatie al flink is opgelopen?

Hieronder 6 praktische tips.

Waarom grenzen stellen aan vrijwilligers soms lastig is

Vaak weten we best wanneer iets niet goed voelt. Toch stellen we het gesprek uit.

Bijvoorbeeld omdat je:

• bang bent dat de vrijwilliger stopt;
• geen conflict wilt;
• twijfelt of je niet te streng bent;
• iemand niet wilt kwetsen;
• denkt: het valt deze keer nog wel mee;
• hoopt dat het gedrag vanzelf stopt.

Begrijpelijk. Maar hoe langer je wacht, hoe groter een klein probleem kan worden.

1. Wacht niet tot het echt misgaat

Veel situaties beginnen klein.

Een afspraak wordt één keer niet nagekomen. Een vrijwilliger doet iets wat eigenlijk niet bij zijn taak hoort. Een opmerking voelt niet helemaal goed.

Juist dan is het verleidelijk om te denken: laat maar. Maar vroeg reageren maakt het gesprek vaak juist gemakkelijker.

Een kleine grensoverschrijding vraagt meestal om een klein gesprek. Wacht je te lang, dan moet je later misschien een veel groter gesprek voeren.

2. Benoem concreet wat je ziet of hoort

Vermijd algemene opmerkingen zoals: “Je houding bevalt me niet.” Daar kan iemand weinig mee. Benoem liever concreet wat je hebt gezien of gehoord:

“We hadden afgesproken dat je mevrouw naar het ziekenhuis brengt tot aan de wachtruimte. Gisteren ben je toch meegegaan naar het gesprek met de arts.”

Je hebt het dan over gedrag en niet over de persoon. Dat maakt het gesprek duidelijker én minder persoonlijk.

3. Vertel duidelijk waar de grens ligt

Alleen zeggen dat iets niet goed ging, is onvoldoende.

Maak ook duidelijk:

• welke afspraak geldt;
• waarom die afspraak belangrijk is;
• wat je voortaan verwacht.

Bijvoorbeeld:

“Vrijwilligers mogen geen spullen meenemen die voor cliënten bestemd zijn. Dat is binnen onze organisatie een duidelijke afspraak. Ik verwacht daarom dat dit niet meer gebeurt.”

Duidelijk zijn betekent niet dat je onvriendelijk hoeft te zijn.

4. Luister ook naar de vrijwilliger

Grenzen stellen betekent niet dat je alleen vertelt wat er fout ging.

Vraag ook naar de andere kant van het verhaal. Bijvoorbeeld: “Hoe heb jij deze situatie ervaren?” of: “Wat maakte dat je dit zo hebt aangepakt?”

Misschien bleek de afspraak helemaal niet duidelijk. Misschien dacht de vrijwilliger juist goed te handelen. Of misschien blijkt dat iemand bewust grenzen opzoekt.

Door te luisteren krijg je beter zicht op wat er werkelijk aan de hand is.

5. Bespreek grenzen al bij de start

Aanspreken wordt gemakkelijker als vooraf duidelijk is wat iemand wel en niet mag of kan doen.

Bespreek daarom tijdens de intake of het inwerken bijvoorbeeld:

• welke taken bij de vrijwilligersrol horen;
• waar de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger stopt;
• welke regels binnen de organisatie gelden;
• welk gedrag niet wordt geaccepteerd;
• bij wie iemand terechtkan als hij of zij twijfelt;
• wat iemand moet doen bij een lastige situatie.

Hoe duidelijker je aan het begin bent, hoe gemakkelijker je later kunt teruggrijpen op afspraken.

6. Maak grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar in de organisatie

Het bewaken van grenzen mag niet volledig afhangen van één vrijwilligerscoördinator.

Zorg als organisatie voor duidelijke afspraken over bijvoorbeeld:

• discriminatie en racisme;
• seksueel grensoverschrijdend gedrag;
• privacy;
• omgaan met geld en eigendommen;
• lichamelijk contact;
• alcohol of middelengebruik;
• het overschrijden van de vrijwilligersrol.

Werk je met vrijwilligers en kwetsbare mensen? Dan is het extra belangrijk dat duidelijk is wat wel en niet acceptabel is, wie handelt bij incidenten en waar vrijwilligers terechtkunnen met vragen of signalen.

Zo wordt grenzen stellen onderdeel van goed vrijwilligersbeleid en niet alleen iets wat een individuele coördinator moet oplossen.

Grenzen stellen is óók goed begeleiden

Grenzen stellen klinkt misschien negatief. Maar duidelijke grenzen geven juist veiligheid.

De vrijwilliger weet waar hij of zij aan toe is. Medewerkers weten wat ze kunnen verwachten. En cliënten, bewoners en deelnemers worden beter beschermd.

Goede begeleiding betekent daarom niet alleen ondersteunen, motiveren en waarderen. Het betekent ook:

duidelijk zijn wanneer iets niet goed gaat.

Wil je beter leren grenzen stellen aan vrijwilligers?

Weet je soms wel dat je iets zou moeten zeggen, maar stel je het gesprek toch uit? Vind je het lastig om duidelijk te zijn zonder dat het meteen een conflict wordt?

In de Training Grenzen stellen & op aanspreken gaan we hier praktisch mee aan de slag.

Je leert onder andere:

• beter herkennen waar een grens ligt;
• begrijpen waarom je soms wel en soms niet ingrijpt;
• vrijwilligers duidelijk aanspreken op gedrag;
• lastige gesprekken voeren;
• grenzen binnen de organisatie beter bespreekbaar maken.

De Training Grenzen stellen & op aanspreken kun je individueel volgen, maar wordt ook als incompany training aangeboden. Mail ons met je wensen en we bekijken samen de mogelijkheden.

> Tips krijg je ook in onze Facebookgroep – speciaal voor vrijwilligerscoördinatoren – die al > 2.200 leden heeft: Facebookgroep Vrijwilligerscoordinatie.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.