Werk loslaten op vakantie: zo kom je als vrijwilligerscoördinator écht tot rust

Herkenbaar dit? Loslaten is lastig…

Je zit op een terras in de zon. Eindelijk vakantie. Terwijl je geniet van een kop koffie, trilt je telefoon. Een vrijwilliger stuurt een bericht: “Weet jij wie zaterdag de bardienst overneemt? Ik kan de planning nergens vinden.”

Je kijkt even. Dat ene berichtje kan toch geen kwaad?

Tien minuten later ben je bezig met het rooster, denk je aan de collega die jouw werkzaamheden overneemt en vraag je je af of de activiteiten van volgende week wel goed geregeld zijn.

Herkenbaar?

Dan ben je zeker niet de enige.

Voor veel vrijwilligerscoördinatoren is vakantie nemen iets anders dan vakantie voelen. Je bent misschien niet op je werk, maar in gedachten ben je nog volop bezig met de mensen voor wie je verantwoordelijk bent. Dat is begrijpelijk. Juist omdat je werk draait om mensen, betrokkenheid en continuïteit, laat je het niet zomaar los.

Toch is het belangrijk om dat wél te doen.

Niet alleen omdat jij vakantie verdient, maar ook omdat jouw organisatie en de vrijwilligers uiteindelijk het meeste hebben aan een coördinator die uitgerust, energiek en met een frisse blik terugkomt.

In dit artikel lees je waarom werk loslaten op vakantie zo lastig is voor vrijwilligerscoördinatoren én ontdek je hoe je zonder werkstress echt kunt opladen.

Waarom vrijwilligerscoördinatoren hun werk moeilijk loslaten

Vrijwilligers coördineren is meer dan plannen maken en roosters invullen.

Je bent vaak de verbindende schakel tussen de organisatie en tientallen, soms zelfs honderden vrijwilligers. Je beantwoordt vragen, lost problemen op, begeleidt nieuwe vrijwilligers, organiseert bijeenkomsten en probeert ervoor te zorgen dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt.

Dat vraagt niet alleen om organisatorische vaardigheden, maar ook om betrokkenheid. En juist die betrokkenheid maakt het soms lastig om afstand te nemen.

Misschien vraag je je af of een nieuwe vrijwilliger zich wel redt zonder jouw begeleiding. Of je denkt aan de activiteit die volgende week plaatsvindt. Misschien ben je bang dat collega’s of vrijwilligers je toch nodig hebben.

Dat zijn geen tekenen dat je je werk niet kunt loslaten. Het laat vooral zien dat je je werk serieus neemt. Toch schuilt daar ook een valkuil.

Betrokkenheid is een kracht, maar ook een risico

De meeste vrijwilligerscoördinatoren kiezen bewust voor dit vak. Niet omdat ze graag roosters maken, maar omdat ze graag met mensen werken.

Je ziet vrijwilligers groeien, helpt mensen zich thuis te voelen en draagt bij aan iets dat groter is dan jezelf. Dat geeft veel voldoening. Maar wie sterk betrokken is, loopt ook het risico om altijd “aan” te blijven staan:

• Even een appje beantwoorden.
• Nog snel een rooster controleren.
• Toch even meekijken met een probleem.

Voor je het weet ben je tijdens je vakantie weer aan het werk.

Dat gebeurt vaak niet omdat iemand het van je vraagt, maar omdat jij jezelf verantwoordelijk voelt.

Waarom je hoofd niet vanzelf uitschakelt

Veel mensen denken dat ontspanning vanzelf ontstaat zodra de vakantie begint. Zo werkt ons brein helaas niet.

Tijdens een werkweek neem je voortdurend beslissingen. Je plant vooruit, lost onverwachte situaties op en schakelt continu tussen verschillende taken. Dat patroon bouw je niet in één dag af.

Psychologen noemen het vermogen om werk tijdens je vrije tijd los te laten psychological detachment. Vrij vertaald betekent dat: mentaal afstand nemen van je werk.

Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat mensen die zich tijdens hun vrije tijd echt kunnen losmaken van hun werk, beter herstellen van werkdruk, meer energie ervaren en zich vaak gelukkiger voelen in hun werk.

Dat betekent niet dat je nooit meer aan je werk mag denken. Het betekent wel dat je jezelf toestemming geeft om die gedachten ook weer los te laten.

Vakantie is geen luxe, maar een investering

Veel vrijwilligerscoördinatoren voelen zich bezwaard als ze vakantie opnemen.

• “Wie vangt de vrijwilligers op?”
• “Wat als er iets misgaat?”
• “Kan ik mijn collega’s daar wel mee belasten?”

Het zijn vragen die ik regelmatig hoor wanneer ik met vrijwilligerscoördinatoren spreek.

Maar draai het eens om. Wat gebeurt er als jij nooit echt uitrust?

De kans is groot dat je minder geduld hebt, sneller overprikkeld raakt en minder energie hebt om vrijwilligers te begeleiden. Uiteindelijk merkt niet alleen jij dat, maar ook de mensen met wie je werkt.

Onderzoek naar werkstress laat zien dat voldoende herstel essentieel is om gezond en duurzaam inzetbaar te blijven. Organisaties zoals TNO wijzen erop dat regelmatig herstellen van werk een belangrijke factor is om langdurige stress en uitval te voorkomen.

Rust nemen is dus geen teken van minder betrokkenheid.

Het is juist een voorwaarde om je werk goed te kunnen blijven doen.

Werk loslaten begint al vóór je vakantie

Wie denkt dat ontspannen begint zodra de auto de camping oprijdt, komt vaak bedrogen uit. Een ontspannen vakantie begint namelijk al in de laatste werkweek. Juist dan kun je veel onrust voorkomen.

Vraag jezelf bijvoorbeeld af:

• Welke werkzaamheden moeten echt nog afgerond worden?
• Welke taken kunnen wachten tot na mijn vakantie?
• Is voor vrijwilligers duidelijk bij wie zij terechtkunnen?
• Zijn collega’s voldoende geïnformeerd over lopende zaken?
• Is mijn afwezigheidsmelding duidelijk genoeg?

Door deze vragen vooraf te beantwoorden, geef je jezelf toestemming om het werk tijdelijk los te laten. Je hoeft tijdens je vakantie niet steeds in gedachten terug naar kantoor, omdat je weet dat alles zo goed mogelijk is geregeld.

Durf het vertrouwen ook aan anderen te geven

Vrijwilligerscoördinatoren zijn vaak uitstekende regelaars. Juist daarom vinden ze delegeren soms moeilijk. Toch is vakantie misschien wel hét moment om te ontdekken dat een organisatie ook zonder jou kan functioneren.

Misschien pakt een collega een vraag nét iets anders aan dan jij zou doen. Misschien lost een vrijwilliger een probleem zelfstandig op. En misschien blijkt achteraf dat jouw zorgen helemaal niet nodig waren. Dat betekent niet dat je overbodig bent. Het betekent dat je een organisatie helpt bouwen waarin mensen verantwoordelijkheid durven nemen.

En dat is uiteindelijk misschien wel een van de mooiste resultaten van goed vrijwilligersmanagement.

> Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is onze basiscursus Vrijwillligerscoördinatie of de verdiepcursus Leidinggeven aan Vrijwilligers iets voor jou.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.