Tijd besparen bij het coördineren van vrijwilligers, 6 tips.
– Tijd besparen bij het coördineren van vrijwilligers, tips – Heb je weinig tijd (over)? Deze tips helpen je om efficiënter je vrijwilligers te coördineren.
Druk, druk, druk, wie niet? 😉 Hoe kun je dan je werkzaamheden rond vrijwilligers coördinatie efficiënter organiseren? Deze tips helpen je daarbij:
Tijd besparen bij het coördineren van vrijwilligers, tips:
Tip 1: Zoveel mogelijk vaste momenten plannen.
Veel dingen die je doet voor je vrijwilligers, kun je vast gedurende het jaar inplannen. Denk aan jaargesprekken, het jaarlijkse uitje, het bestellen van kerstpresentjes, nationale vrijwilligersdag 7/12 etc. Door een jaarplanning te maken zie je precies wat eraan zit te komen.
Tip 2: Werk met een digitale vrijwilligerstool.
Het is handig als je alle gegevens van je vrijwilligers digitaal opslaat. Natuurlijk kan dat in een Excelbestand. Een echte stap voorwaarts is een speciale tool voor vrijwilligerscoördinatie, zoals onze vrijwilligerstool Fenna. Dat werkt als een cockpit: het zit boordevol handige functies die jou veel tijd besparen. En dingen die je anders zou vergeten wordt je op geattendeerd.
Tip 3: Standaardiseer de instroom van nieuwe vrijwilligers.
Het is slim om hele proces van werven, selecteren en inwerken van nieuwe vrijwilligers zoveel mogelijk te standaardiseren (ook wel onboarden genoemd). Oftewel vaste stappen die je zet, bij elke nieuwe vrijwilliger op dezelfde manier. Natuurlijk kun je daar een digitale vrijwilligerstool zoals Fenna handig bij gebruiken. Hoe dan? Bijvoorbeeld doordat je binnen de status Nieuwe aanmelding kunt werken met substatussen: op gesprek geweest, VOG aangevraagd, contract opgestuurd, introductietraining gehad, etc. Zo weet je hoe ver elke nieuwe vrijwilliger is en wanneer je deze kunt gaan inzetten. Eerder schreven we al dit artikel: Onboarding programma nieuwe vrijwilligers, wat is dat? En meteen een voorbeeld.
Tip 4: Vrijwilligers en afdelingen inzetten voor taken.
Wanneer het even kan, kijk dan of je vrijwilligers in kunt zetten voor bepaalde taken. Er zijn genoeg organisaties waar vrijwilligers worden ingezet voor: het bijhouden van de administratie, verjaardagskaarten schrijven voor de vrijwilligers, de vrijwilligersplanning enz.
Kijk ook of je taken kunt laten doen door andere afdelingen: HRM/ P&O als het gaat om vacatures schrijven en online zetten, de financiële administratie voor het verwerken van declaraties en vergoedingen etc.
Tip 5: Ga niet het wiel opnieuw uitvinden.
Bedenk dat alles waar je mee te maken krijgt waarschijnlijk ook al door iemand gedaan of bedacht is. Daarom is het slim om lid worden van de Facebookgroep Vrijwilligerscoördinatie. Daar zijn al meer dan 2.000 andere coördinatoren vrijwilligers lid van die vragen stellen en elkaar tips geven. Je abonneren op onze 2-wekelijkse nieuwsbrief helpt ook, want die staat altijd vol met tips uit de praktijk.
Tip 6: Prioriteiten stellen.
Deze handigheid geldt voor iedereen die het druk heeft.
Ken je de 4 D’s van prioriteiten stellen*?
1) Doen, 2) Delegeren, 3) Delay oftewel Uitstellen en 4) Deleten oftewel Schrappen.
De 4 D’s zijn een effectieve manier voor timemanagement.
Dit helpt je om prioriteiten te stellen en productiever te werken.
Hieronder worden de 4 D’s van prioriteiten stellen nader toegelicht:
- Doen (direct actie ondernemen):
Dit zijn taken die zowel urgent als belangrijk zijn. Het betreft zaken die direct aandacht behoeven en vaak direct gevolgen hebben als ze niet meteen worden uitgevoerd. - Delegeren (uitbesteden):
Dit zijn taken die urgent lijken, maar niet noodzakelijkerwijs belangrijk zijn voor jou persoonlijk om uit te voeren.
Delegeer deze taken aan anderen om tijd vrij te maken voor belangrijkere zaken. Wat je hierboven leest bij tip 4 is ook een vorm van uitbesteden. - Delay (uitstellen, later inplannen):
Dit zijn belangrijke taken die niet direct urgent zijn. Deze taken plan je in voor een later tijdstip in je agenda. - Delete (verwijderen): Dit zijn taken die niet belangrijk en niet urgent zijn.
Dit is vaak de “no”-stap: verwijder deze taken van je takenlijst om onnodige afleiding te voorkomen.
De bovenstaande 5 tips zijn een begin om meer structuur aan te brengen in je vrijwilligersinzet. Natuurlijk kun je nog veel meer doen. Maar als je hiermee begint staat er een goed fundament om verder op door te bouwen. Je zult merken dat je het vrijwilligerswerk hiermee gemakkelijker georganiseerd krijgt.
> Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is onze Basis Cursus Vrijwillligerscoördinatie of de Verdiep Cursus Leidinggeven aan Vrijwilligers iets voor jou.
Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.
