Ben jij vrijwilligerscoördinator of vooral brandjesblusser? 6 praktische tips

Je begint de dag met een duidelijke planning. Vandaag ga je eindelijk dat vrijwilligersbeleid bijwerken en een paar evaluatiegesprekken voorbereiden.

Maar dan meldt een vrijwilliger zich ziek en moet je vervanging regelen. Even later heeft een andere vrijwilliger een klacht over een collega. En tussendoor krijg je allerlei vragen die eigenlijk niet bij jou thuishoren.

Voor je het weet is de dag voorbij en is er van je planning weinig terechtgekomen.

Herkenbaar? Dan ben je misschien meer brandjes aan het blussen dan vrijwilligers aan het coördineren. Hoe voorkom je dat? Hieronder 6 praktische tips.

Tip 1. Kijk welke brandjes steeds terugkomen

Ben je regelmatig bezig met dezelfde problemen? Houd eens twee weken bij welke onverwachte zaken je werk verstoren. Onderzoek vervolgens hoe je die problemen kunt voorkomen.

Praktijkvoorbeeld: Vrijwilligers stellen regelmatig dezelfde vragen over de uitvoering van hun taken. Of je merkt dat bepaalde werkzaamheden steeds weer verkeerd worden uitgevoerd.

Maak daarom duidelijke werkinstructies voor veelvoorkomende vrijwilligerstaken. Zo weten vrijwilligers precies wat er van hen wordt verwacht en kunnen ze zelf informatie opzoeken.

Met Fenna vrijwilligerssoftware kun je deze werkinstructies via de vrijwilligersapp beschikbaar stellen aan vrijwilligers die de betreffende taak uitvoeren.

Praktische tip: Kijk bij terugkerende problemen niet alleen naar de oplossing, maar vooral naar de oorzaak. Misschien zijn betere werkinstructies, duidelijkere afspraken of een aanpassing van het vrijwilligersbeleid nodig.

Tip 2. Maak duidelijke afspraken met vrijwilligers

Wie is waarvoor verantwoordelijk? Bij wie melden vrijwilligers zich af? En wat mogen ze zelfstandig beslissen?

Onduidelijke afspraken zorgen voor onnodige vragen en problemen. Bespreek daarom al tijdens de intake wat je van vrijwilligers verwacht en leg belangrijke afspraken vast.

Praktische tip: Vraag vrijwilligers welke afspraken volgens hen onduidelijk zijn. Misschien ontdek je meteen een paar verbeterpunten.

Tip 3. Los niet ieder probleem zelf op

Een vrijwilliger komt met een probleem bij je. Je kunt meteen een oplossing bedenken, maar daarmee maak je vrijwilligers ook afhankelijk van jou.

Stel daarom eens andere vragen:

• Wat heb je zelf al geprobeerd?
• Hoe zou jij dit oplossen?
• Wat heb je van mij nodig?

Zo stimuleer je vrijwilligers om zelf initiatief te nemen. Natuurlijk grijp je wel in als de situatie daarom vraagt.

Tip 4. Plan vooruit en gebruik slimme herinneringen

Als vrijwilligerscoördinator moet je aan veel dingen denken. Wanneer is het tijd voor een evaluatiegesprek? Wanneer moet een VOG worden vernieuwd? En wie viert binnenkort een jubileum?

Maak een jaarplanning en gebruik hulpmiddelen die je automatisch herinneren aan belangrijke momenten.

Voorbeeld:

Je kunt herinneringen in Outlook zetten, maar wat ook kan: met Fenna vrijwilligerssoftware kun je automatische e-mailmeldingen ontvangen wanneer:

• Het tijd is voor het jaarlijkse evaluatiegesprek.
• Een nieuwe VOG moet worden aangevraagd, bijvoorbeeld na 3 jaar.
• Een vrijwilliger binnenkort zijn 10-jarig jubileum viert.

Reserveer daarnaast iedere week tijd voor belangrijke werkzaamheden die niet direct urgent zijn, zoals het verbeteren van het vrijwilligersbeleid.

Tip 5. Laat vrijwilligers elkaar helpen

Moeten vrijwilligers voor iedere vraag bij jou aankloppen? Kijk dan welke taken je aan ervaren vrijwilligers kunt overdragen.

Laat bijvoorbeeld een ervaren vrijwilliger nieuwe collega’s inwerken of het aanspreekpunt zijn voor een activiteit.

Dat bespaart jou tijd, geeft vrijwilligers meer verantwoordelijkheid en versterkt de onderlinge samenwerking.

Tip 6. Pak structurele problemen structureel aan

Sommige problemen blijven terugkomen, hoe vaak je ze ook probeert op te lossen. Dan is het tijd om verder te kijken dan het probleem van vandaag.

Structurele problemen vragen om structurele oplossingen. Onderzoek daarom of je terugkerende knelpunten kunt aanpakken door werkafspraken te verbeteren, verantwoordelijkheden anders te verdelen of het vrijwilligersbeleid aan te passen.

Bespreek dit ook met je leidinggevende. Misschien zijn er andere keuzes, extra ondersteuning of veranderingen in de organisatie nodig.

Praktische tip: Maak een lijstje van problemen die regelmatig terugkomen. Bespreek welke daarvan je beleidsmatig kunt aanpakken en maak concrete afspraken over wie wat gaat veranderen.

Van brandjes blussen naar vooruitdenken

Kijk niet alleen naar het probleem van vandaag, maar vooral naar de oorzaak ervan.

Een voorbeeld: twee vrijwilligers hebben regelmatig ruzie over de verdeling van werkzaamheden. Iedere keer bemiddel jij en lijkt het probleem opgelost. Totdat het een paar weken later opnieuw gebeurt.

Misschien ligt de oplossing niet in nóg een gesprek, maar in een duidelijkere taakverdeling, betere afspraken of het aanpassen van het vrijwilligersbeleid.

Begin klein. Kies één probleem dat regelmatig terugkomt en bedenk hoe je kunt voorkomen dat het opnieuw ontstaat.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.