– Vrijwilligersbeleid in 10 werkwoorden –

Goed vrijwilligersbeleid laat zien dat je hebt nagedacht over wat vrijwilligers en de organisatie voor elkaar kunnen betekenen. Dit is niet alleen belangrijk voor de vrijwilligers, maar ook voor de beroepskrachten in je organisatie. Je gaat allemaal voor hetzelfde doel. 

Vrijwilligersbeleid in 10 werkwoorden:

1. Legitimeren.

Waarom wil je organisatie gaan werken met vrijwilligers? Is het noodzakelijk omdat vanwege bezuinigingen niet al het werk kan worden gedaan door betaalde krachten? Wil je een groep mensen de gelegenheid bieden om ervaring op te doen? Wat zijn de interne drijfveren van je organisatie? Ook voor de beroepskrachten is dit belangrijk om te weten.

2. Beschrijven.

Breng in kaart welke taken de vrijwilligers gaan verrichten. Worden de vrijwilligers vooral uitvoerend actief of ook organisatorisch, coördinerend en uitvoerend? Is duidelijk afgebakend welk werk door vrijwilligers wordt gedaan en wat door beroepskrachten? Maak een profiel: wie zoek je voor welke taken? Wellicht biedt de CAO aanknopingspunten op dit gebied.

3. Organiseren.

Wie zorgt ervoor dat de vrijwilligers worden ingewerkt, gecoördineerd en begeleid? Een aantal beroepskrachten in je organisatie krijgt te maken met de vrijwilligers. Wie zijn de aanspreekpunten voor de vrijwilligers? En voor de beroepskrachten? Zorg voor duidelijkheid bij alle betrokkenen.

4. Registreren.

Hoe zorg je ervoor dat je zicht houdt op je vrijwilligers? Bedenk wat je wilt vastleggen. Registreer je alleen de persoonsgegevens en werktijden of plan je tegelijkertijd begeleidingsgesprekken en leg je een database aan van de talenten en wensen van je vrijwilligers?

5. Communiceren.

Ga regelmatig in gesprek met je vrijwilligers. Plan een cyclus van begeleidings- of voortgangsgesprekken (dit zijn géén beoordelingsgesprekken). Achterhaal of het werk nog aan de wensen en behoeften voldoet. Verplaats je in de vrijwilliger. Wat heb je als organisatie te bieden? Ga naast de vrijwilliger staan, niet boven hem of haar. Ook vrijwilligers willen graag meepraten over de koers van een organisatie. Maak daar ruimte voor, maar geef ook de grenzen van de inspraak aan. Zorg dat vrijwilligers in elk geval kunnen meepraten over de invulling en uitvoering van het eigen werk.

Ook handig: gebruik de checklist voor het opzetten van vrijwilligersbeleid.

6. Werven.

Hoe ga je vrijwilligers werven? Onder welke doelgroepen en via welke kanalen? Bedenk dat werven een doorlopend proces is. Betrek je vaste krachten bij het werven, wellicht kennen zij nog mensen. Kijk rond in je netwerk en in de buurt.

7. Scholen.

Ook vrijwilligers hebben baat bij scholing. Dat kan gaan om zaken die samenhangen met je organisatie. Bijvoorbeeld een introductietraining over al de activiteiten die je als organisatie ontplooit. Maar het kan ook gaan om het trainen van specifieke vaardigheden en competenties. Denk bijvoorbeeld aan een training gastgerichtheid voor vrijwilligers. Voor de vrijwilligerscoördinator zijn trainingen voor het organiseren en motiveren van vrijwilligers zinvol.

8. Waarderen.

Leg vast welk budget beschikbaar is voor beloningen, blijken van waardering en onkostenvergoedingen. Zorg dat eventuele verschillen tussen verschillende categorieën vrijwilligers goed beargumenteerd worden. Denk na over een eventuele (onkosten) vergoeding voor je vrijwilligers. Wat doe je bij feestelijke gelegenheden? Is er een uniforme declaratieregeling? Is dit alles vastgelegd en voor mensen in je organisatie bekend?

9. Verzekeren.

Vrijwilligers moeten goed verzekerd zijn. De meeste gemeenten hebben een vrijwilligersverzekering afgesloten voor de vrijwilligers in hun gemeente. Ga na of je gemeente hierin ook voorziet en zoek uit of je eventuele aanvullende verzekeringen moet afsluiten.

10. Vastleggen.

Zorg dat je het beleid uitwerkt in concrete documenten. Iedere vrijwilliger is anders, één A4-tje met afspraken voor alle vrijwilligers bestaat niet. Leg de werkafspraken vast in een modelovereenkomst. Hierin staat wat je van de vrijwilliger verwacht en wat hij/zij van je organisatie mag verwachten. Het gaat dan onder andere om taken, werktijden, vakantieafspraken, onkostenvergoeding, scholing, evt. geheimhouding en huisregels. Vraag de vrijwilliger om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Plan ook begeleidingsgesprekken en leg vast wie verantwoordelijk is voor de coördinatie en begeleiding.

Wil je meer te weten komen over vrijwilligersbeleid?

> Doe dan mee aan de training Vrijwilligersbeleid opzetten en toepassen.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.