Voortgangsgesprek met je vrijwilliger, nut en voorbeeld

Een voortgangsgesprek met je vrijwilliger, wat is het nut van een jaarlijks voortgangsgesprek of jaargesprek met je vrijwilliger? En een voorbeeld voor een verloop, ter inspiratie.

Voortgangsgesprek met je vrijwilliger, wat is het?

Te beginnen bij de vraag: wat is een voortgangsgesprek of jaargesprek voeren met je vrijwilliger? Dit is een gesprek wat je als coördinator voert met je vrijwilliger en wat gaat over het welbevinden van je vrijwilliger: bevalt het vrijwilligerswerk goed, zijn er nog aandachtspunten om het vrijwilligerswerk prettiger te maken voor je vrijwilliger en wat kan er worden afgesproken over de toekomst? Doelen van het voortgangsgesprek zijn te achterhalen of je vrijwilliger gemotiveerd is en te zien of er nog manieren zijn om dat te verbeteren.

Voortgangsgesprek met je vrijwilliger, wat is het nut?

Door het voeren van een voortgangsgesprek of jaargesprek met je vrijwilliger kom je te weten hoe het gaat met je vrijwilliger, of het vrijwilligerswerk nog steeds goed bevalt en of er nog aandachtspunten zijn om het vrijwilligerswerk aangenamer te maken. Hieruit kunnen ontwikkelpunten naar voren komen voor je vrijwilliger (bijvoorbeeld: het volgen van een training), maar ook voor de organisatie (bijvoorbeeld: betere begeleiding). Je kiest zelf hoe vaak je een voortgangsgesprek houdt, maar een termijn die in de praktijk veel voorkomt is eenmaal per jaar.

Door het houden van een voortgangsgesprek met je vrijwilliger kom je te weten of alles okay is met je vrijwilliger en of alles goed loopt rond de taken en de werkomgeving van je vrijwilliger. Het is ook een manier om te achterhalen hoe je het als organisatie doet en of er nog aandachts- en/of verbeterpunten zijn rond de inzet van vrijwilligers. Feedback dus die je krijgt en waar je als organisatie je voordeel uit kunt halen. Daarom is het altijd goed om periodiek voortgangsgesprekken met je vrijwilligers te houden, ook als daar op het eerste oog niet direct een aanleiding voor is.

Heb je een vraag over Voortgangsgesprek voeren met je vrijwilliger?
Stel deze in onze Facebookgroep Vrijwilligerscoördinatie, bijna 2.000 leden kunnen jou helpen om je vraag te beantwoorden.

Voortgangsgesprek met je vrijwilliger, voorbeeld voor een verloop

Start van het gesprek

Je stelt vast waar het gesprek over zal gaan: het welzijn van je vrijwilliger, hoe de vrijwilligerstaken van je vrijwilliger gaan, kijken naar de toekomst en eventueel nog andere onderwerpen. Dit is goed vastomlijnd lijstje, afhankelijk van de situatie kun je onderwerpen toevoegen of schrappen.

Hoe het gaat met je vrijwilliger

• Hoe gaat het met je?
• Hoe gaat het met je vrijwilligerswerk de afgelopen tijd?
• hoe verloopt de samenwerking binnen de groep?

Functioneren verbeteren

• Loop je nog tegen zaken aan die je lastig vindt of waar je vragen over hebt?
• Zijn er nog zaken die je mist om je vrijwilligerswerk goed te kunnen doen?
• Krijg je van iedereen goede medewerking?
• Kan ik je nog ergens mee helpen?

Blik op de toekomst

• Hoe kijk je tegen de toekomst aan van jezelf en je vrijwilligerswerk hier?
• Wil je je nog ontwikkelen in een bepaalde richting?
• Op welke manier kunnen wij je helpen daarbij?

Afronding van het gesprek

• Hoe vond je dit gesprek?
• Zijn er nog zaken waar je op terug wilt komen of die je nog ter sprake wilt brengen?

Afspraken bevestigen

• De belangrijkste bespreekpunten en afspraken kun je maar beter vastleggen.
• Je kunt kiezen voor een uitgebreid verslag, maar vaak is een e-mail al voldoende.

Zoals je ziet is dit een globale leidraad. Een voortgangsgesprek met de ene vrijwilliger kan heel anders verlopen dan met de andere vrijwilliger. De kunst is om de bovenstaande punten zodanig aan te passen, dat je een natuurlijk voortgangsgesprek hebt wat past bij de behoefte van de vrijwilliger om wie het gaat.

> Lees ook: Met enige regelmaat gesprekken met vrijwilligers: wat is wijsheid?

> Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is onze basiscursus Vrijwillligerscoördinatie of de verdiepcursus Leidinggeven aan Vrijwilligers iets voor jou.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze gratis nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.