10 tips voor een online bijeenkomst met je vrijwilligers

Online bijeenkomst voor vrijwilligers biedt meerwaarde

10 tips voor een online bijeenkomst met je vrijwilligers – Sinds coronatijd zijn veel organisaties Teams en Zoom gaan gebruiken voor het houden van online bijeenkomsten. Omdat veel mensen nu goed bekend zijn met deze en andere online tools kun je ook voor je vrijwilligers prima online bijeenkomsten houden. Waar moet je dan op letten? We hebben hieronder 10 tips op een rijtje gezet.

10 tips voor online bijeenkomsten met vrijwilligers.

We bespreken dit onderwerp aan de hand van de 3 fasen: Voorafgaand aan, Tijdens en Na afloop van de online bijeenkomst.

Voorafgaand aan de online bijeenkomst:

1. Bepaal of online een goed middel is voor een bijeenkomst.

Het kan zijn dat je een training wilt geven, of je wilt een vergadering houden met je vrijwilligers. Bedenk vooraf of online dan het juiste middel is. Mocht je een persoonlijk gesprek willen gaan voeren met een vrijwilliger en ligt het onderwerp gevoelig, dan ligt online misschien iets minder voor de hand.

2. Kies je platform.

Bekende platforms die hiervoor gebruikt worden zijn Teams of Zoom. Met beide platforms hebben wij goede ervaringen. Omdat we Zoom het prettigst vinden gebruiken we zelf dit platform. Waar wij ook goede ervaringen mee hebben zijn Google Meet en WebinarGeek.

3. Probeer het uit.

Als je een online meeting wilt gaan geven, ga het dan eerst uitproberen bij enkele mensen die je kent. Je kunt dan zien of je er handig mee uit de voeten kunt en fouten maken mag. Op deze manier raak je er meer mee vertrouwd en krijg je feedback van de mensen die meedoen aan je online testsessie.

4. Maak een draaiboek met de opzet.

Wil je een online workshop geven aan je vrijwilligers? Of een online bijeenkomst organiseren waar vrijwilligers mee discussiëren over een nieuwe werkwijze? Maak dan op hoofdlijnen een draaiboek met de onderdelen waaruit je wilt dat de online bijeenkomst bestaat. Zorg voor een goed begin, een middenstuk en een slot. Schrijf van tevoren de items op die je daar wilt gaan zeggen, anders vergeet je geheid iets ;-)

5. Communiceer met een duidelijke uitnodiging.

Nodig de deelnemers uit met een uitnodiging waarin duidelijk beschreven staat wat je gaat doen en hoe. Voor sommige vrijwilligers kan het nieuw zijn dat je een online bijeenkomst gaat houden. Leg dus goed uit hoe het in z’n werk gaat, bijvoorbeeld hoe je als deelnemer in moet loggen. Geef aan hoe laat het begint en tevens dat het handig is om 10 minuten eerder al ingelogd te zijn.

Tijdens de online bijeenkomst:

6. Zorg voor de juiste structuur.

Heb je veel te vertellen? Bepaal van tevoren hoe lang je wilt dat de online bijeenkomst duurt. Las genoeg pauzemomenten in zodat mensen daar kunnen reageren. Wil je een PowerPoint gebruiken? Zorg voor genoeg afwisseling tussen de PowerPoint en momenten waarop je zelf in beeld bent.

7. Maak de bijeenkomst interactief.

Ofwel: betrek de vrijwilligers bij de online bijeenkomst. Dat kan al in het begin, maar ook tijdens de online bijeenkomst. Dat kan door het gebruik van polls, gewoon (dus mondeling) vragen stellen aan de deelnemers en hen uitnodigen om zelf vragen te stellen, mondeling of via de chat knop in de online meeting tool die je gebruikt. Bij sommige online meeting tools kun je de deelnemers ook verdelen over kleinere groepjes en apart zetten (in Zoom heet deze functie break out rooms) zodat ze onderling in discussie kunnen.

8. Maak de online bijeenkomst niet te lang.

Denk van tevoren na over de duur van je online bijeenkomst en houd je daaraan. Hoe lang een online bijeenkomst mag duren hangt ook af van het type bijeenkomst. Een online workshop of training die 2 uur duurt is lang genoeg. En pauzeer tussentijds 5 of 10 minuten.

Na afloop van de online bijeenkomst:

9. Informatie beschikbaar stellen.

Vaak gebruik je tijdens de online bijeenkomst een PowerPoint presentatie, die je via de knop ‘Scherm delen’ laat zien aan de deelnemers. Het kan ook zijn dat je iets laat zien wat ergens op een website staat. Het is handig als je achteraf al deze informatie naar de deelnemers mailt. Je kunt dan ook vermelden dat vervolgcontact op prijs wordt gesteld en hoe deelnemers, ook na afloop, nog vragen kunnen stellen. Belangrijk: stel ook informatie beschikbaar aan de vrijwilligers die niet hebben deelgenomen (bijvoorbeeld omdat ze geen internet hebben).

10. Houd een evaluatie.

Een evaluatie om te achterhalen wat deelnemers ervan vonden is altijd nuttig. Dat kan formeel via het invullen van een (online) vragenformulier. Maar het kan ook informeel door de deelnemers te vragen naar hun mening over de online bijeenkomst.

Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is de Basis Cursus Vrijwillligerscoördinatie of de Verdiep Cursus Leidinggeven aan Vrijwilligers de moeite waard.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? > Schrijf je hier in.