Berichten

10 tips online bijeenkomst vrijwilligers

10 tips voor een online bijeenkomst met je vrijwilligers

Online bijeenkomst voor vrijwilligers biedt meerwaarde

In coronatijd zijn veel mensen en organisaties overgeschakeld naar online bijeenkomsten. Omdat veel mensen nu goed bekend zijn met online tools zoals Zoom en Teams kun je ook voor je vrijwilligers prima online bijeenkomsten houden. Waar moet je dan op letten? We hebben hieronder 10 tips op een rijtje gezet. Tevens houden we op 8 april een gratis webinar over dit onderwerp: > meer informatie.

10 tips voor online bijeenkomsten met vrijwilligers.

We bespreken dit onderwerp aan de hand van de 3 fasen: Voorafgaand aan, Tijdens en Na afloop van de online bijeenkomst.

Voorafgaand aan de online bijeenkomst:

1. Bepaal of online een goed middel is voor een bijeenkomst.

Het kan zijn dat je een training wilt geven, of je wilt een vergadering houden met je vrijwilligers. Bedenk vooraf of online dan het juiste middel is. Mocht je een persoonlijk gesprek willen gaan voeren met een vrijwilliger en ligt het onderwerp gevoelig, dan ligt online misschien iets minder voor de hand.

2. Kies je platform.

Bekende platforms die hiervoor gebruikt worden zijn Teams of Zoom. Met beide platforms hebben wij goede ervaringen. Omdat we Zoom het prettigst vinden gebruiken we zelf dit platform. Waar wij ook goede ervaringen mee hebben zijn Google Meet en WebinarGeek.

3. Probeer het uit.

Als je een online meeting wilt gaan geven, ga het dan eerst uitproberen bij enkele mensen die je kent. Je kunt dan zien of je er handig mee uit de voeten kunt en fouten maken mag. Op deze manier raak je er meer mee vertrouwd en krijg je feedback van de mensen die meedoen aan je online testsessie.

4. Maak een draaiboek met de opzet.

Wil je een online workshop geven aan je vrijwilligers? Of een online bijeenkomst organiseren waar vrijwilligers mee discussiëren over een nieuwe werkwijze? Maak dan op hoofdlijnen een draaiboek met de onderdelen waaruit je wilt dat de online bijeenkomst bestaat. Zorg voor een goed begin, een middenstuk en een slot. Schrijf van tevoren de items op die je daar wilt gaan zeggen, anders vergeet je geheid iets 😉

5. Communiceer met een duidelijke uitnodiging.

Nodig de deelnemers uit met een uitnodiging waarin duidelijk beschreven staat wat je gaat doen en hoe. Voor sommige vrijwilligers kan het nieuw zijn dat je een online bijeenkomst gaat houden. Leg dus goed uit hoe het in z’n werk gaat, bijvoorbeeld hoe je als deelnemer in moet loggen. Geef aan hoe laat het begint en tevens dat het handig is om 10 minuten eerder al ingelogd te zijn.

Tijdens de online bijeenkomst:

6. Zorg voor de juiste structuur.

Heb je veel te vertellen? Bepaal van tevoren hoe lang je wilt dat de online bijeenkomst duurt. Las genoeg pauzemomenten in zodat mensen daar kunnen reageren. Wil je een PowerPoint gebruiken? Zorg voor genoeg afwisseling tussen de PowerPoint en momenten waarop je zelf in beeld bent.

7. Maak de bijeenkomst interactief.

Ofwel: betrek de vrijwilligers bij de online bijeenkomst. Dat kan al in het begin, maar ook tijdens de online bijeenkomst. Dat kan door het gebruik van polls, gewoon (dus mondeling) vragen stellen aan de deelnemers en hen uitnodigen om zelf vragen te stellen, mondeling of via de chat knop in de online meeting tool die je gebruikt. Bij sommige online meeting tools kun je de deelnemers ook verdelen over kleinere groepjes en apart zetten (in Zoom heet deze functie break out rooms) zodat ze onderling in discussie kunnen.

8. Maak de online bijeenkomst niet te lang.

Denk van tevoren na over de duur van je online bijeenkomst en houd je daaraan. Hoe lang een online bijeenkomst mag duren hangt ook af van het type bijeenkomst. Een online workshop of training die 2 uur duurt is lang genoeg. En pauzeer tussentijds 5 of 10 minuten.

Na afloop van de online bijeenkomst:

9. Informatie beschikbaar stellen.

Vaak gebruik je tijdens de online bijeenkomst een PowerPoint presentatie, die je via de knop ‘Scherm delen’ laat zien aan de deelnemers. Het kan ook zijn dat je iets laat zien wat ergens op een website staat. Het is handig als je achteraf al deze informatie naar de deelnemers mailt. Je kunt dan ook vermelden dat vervolgcontact op prijs wordt gesteld en hoe deelnemers, ook na afloop, nog vragen kunnen stellen. Belangrijk: stel ook informatie beschikbaar aan de vrijwilligers die niet hebben deelgenomen (bijvoorbeeld omdat ze geen internet hebben).

10. Houd een evaluatie.
Een evaluatie om te achterhalen wat deelnemers ervan vonden is altijd nuttig. Dat kan formeel via het invullen van een (online) vragenformulier. Maar het kan ook informeel door de deelnemers te vragen naar hun mening over de online bijeenkomst.

8 april: gratis webinar ‘Hoe houd ik een effectieve online bijeenkomst voor vrijwilligers?’

Wil je meer over dit onderwerp te weten komen? Op 8 april geven we een gratis webinar: > meer informatie.

>Ben je vrijwilligers coördinator en zoek je een betaalbare én praktisch ingestoken cursus?
Dan is de online cursus ‘Vrijwilligerscoördinatie’ Iets voor jou> Hier meer info.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.

Vrijwilligers helpen met opruimen na rellen*

Gewapend met vuilniszakken, handschoenen, bezems en kratten (“Voor het glas”) kwamen vrijwilligers maandagochtend 25 januari naar het centrum van Eindhoven.

Lees meer
Fors minder animo voor vrijwilligerswerk dan tijdens de eerste lockdown.

Vrijwilligerswerk en avondklok

Vrijwilligerswerk kan worden uitgevoerd – alleen bij noodzakelijke hulp aan mens en dier – als de avondklok geldt. Hoe kun je zorgen dat je tijdens de avondklok actief kunt blijven als vrijwilliger:

Lees meer
Maximale vrijwilligersvergoeding naar 1800 euro per jaar

Maximale vrijwilligersvergoeding stijgt in 2021 naar 1.800 euro per jaar*

Maximale vrijwilligersvergoeding naar 1.800 euro per jaar in 2021.

De maximale vrijwilligersvergoeding stijgt in 2021 naar 1.800 euro per jaar (2020: 1.700 euro) en 180 euro per maand (2020: 170 euro).

Lees meer

Stelling: door Corona te weinig vrijwilligers

We horen het steeds meer: vrijwilligers die ermee stoppen als gevolg van Corona. Maar we horen ook geluiden dat het wel meevalt. Geef je mening over de stelling “Ik heb niet genoeg vrijwilligers om in te zetten nu in Coronatijd”

Lees meer
Nationale Vrijwilligersdag 2017 VrijwilligersAanZet

7/12 Vrijwilligersdag: hoe bedank jij je vrijwilligers?

Vrijwilligersdag 2020, bedanken van vrijwilligers in Coronatijd

Jaarlijks tijdens Nationale Vrijwilligersdag op 7 december worden vrijwilligers in het zonnetje gezet. Landelijk, maar ook regionaal krijgen veel vrijwilligers extra aandacht. Gemeenten en organisaties zetten hun vrijwilligers in het zonnetje met een leuke attentie, een activiteit of zelfs een onderscheiding.

Nu in Coronatijd loop het allemaal net even iets anders. Wat kun je organiseren voor je vrijwilligers?

10 ideeën om je vrijwilligers te bedanken op Nationale Vrijwilligersdag:

  • Wij hebben als vrijwilligers steunpunt vorig jaar 3000 gepersonaliseerde (met sticker) Tony repen uitgedeeld onder alle vrijwilligers in ons gebied. Organisaties konden aangeven met hoeveel vrijwilligers ze werken.
  • Wij zetten de vrijwilligers in het zonnetje door middel van een attentie. Daarnaast rijken wij op deze dag een inspiratieprijs uit aan de vrijwilliger/vrijwilligersorganisatie die net dat stapje extra heeft gezet, een bijzondere prestatie heeft geleverd en een inspiratie is voor anderen.
  • Een kado- of bioscoopbon met bedanktekst. Normaal hebben we een vrijwilligersavond met klein kadootje maar helaas kan dat nu niet doorgaan.
  • Op 7 december ontvangen alle vrijwilligers een leuke kaart thuis, met een plaatselijke lekkernij van de bakker. Een actieve vrijwilliger bracht het rond.
  • Wij zijn aan het kijken of we een online feestje organiseren, er zijn bedrijfjes die nu een pubquiz of bingo online verzorgen.
  • Een presentje voor de vrijwilligers op de dag van de vrijwilliger. Zij krijgen iets lekkers thuisgestuurd met een speciaal gedicht erbij.
  • Brievenbus doosje gedaan met kadobon, gedicht, waxinelichtje en ballonnen en confetti.
  • Een waardebon die besteed kan worden bij lokale ondernemers.
  • Wij hebben de bewoners kerststukjes laten maken, die worden in de week van Dag van de Vrijwilligers rondgebracht bij al onze vrijwilligers.
  • Wij zijn aan het kijken om een ontbijtje aan huis van de vrijwilligers te laten bezorgen.

Wat organiseer jij voor je vrijwilligers? Vertel het je collega-coördinatoren en praat mee in de Facebookgroep Vrijwilligerscoordinatie.

>> Lees ook: vrijwilligers bedanken doe je zo!

>> Schrijf je ook in voor de gratis nieuwsbrief van VrijwilligersAanZet!

Vrijwilligers vrijwilligerswerk Kenniscentrum Vrijwilligers

Oudere vrijwilligers willen helpen en zelf iets nieuws leren

Ouderen die vrijwilligerswerk doen, doen dit om anderen te helpen én om zelf iets nieuws te leren. Houd je daarmee rekening bij het werven, dan helpt dit om ouderen te interesseren voor vrijwilligerswerk. Dat concludeert onderzoeker Jacobien Niebuur van de afdeling epidemiologie van het Universitair medisch Centrum Groningen in haar proefschrift over deelname aan vrijwilligerswerk in Nederland.

Lees meer
Corona aanleiding voor verandering vrijwilligersinzet.

Corona eist z’n tol, steeds meer vrijwilligers stoppen ermee

Steeds vaker horen we van organisaties die vrijwilligers inzetten dat als gevolg van Corona vrijwilligers ermee stoppen. Op zich is dit fenomeen niet nieuw: er zijn altijd vrijwilligers die stoppen en gelukkig ook nieuwe vrijwilligers die willen beginnen. Maar nu de Coronatijd wat langer duurt geven steeds meer vrijwilligers er de brui aan. Wat is er aan de hand?

Lees meer
https://www.vrijwilligersaanzet.nl/2017/11/05/vrijwilligers-registratie-software-fenna-gebruiken-10-redenen/

Vrijwilligers registratie software Fenna gebruiken? 10 redenen!

– 10 goede redenen om de vrijwilligers registratietool Fenna te gebruiken –

Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet | vrijwilligerswerk

Documentaire ‘Leve de vrijwilliger’ gemist?

Er is een mooie docu gemaakt door Michiel van Erp over vrijwilligers: ‘Leve de vrijwilliger’. Deze film laat zien hoe belangrijk vrijwilligers zijn en werd door VARA/BNN uitgezonden in december 2017, maar mocht je die gemist hebben?

Deze film, gemaakt door Michiel van Erp (Pretpark Nederland, MH17 het Verdriet van Nederland, Dit Zijn Wij), brengt een ode aan de vrijwilligers. Wie zijn zij? Wat motiveert hen? En in hoeverre hebben anderen baat bij al die activiteiten? Met humor en medeleven trekken tientallen landgenoten in deze documentaire aan ons voorbij.Via deze link kun je de film terugkijken op de website van de publieke omroep.

Vrijwilligerswerk | Vrijwilligers Aan Zet | Kenniscentrum vrijwilligers

Werven van vrijwilligers: 6 tips

Opvallend is dat het de ene organisatie goed lukt om nieuwe vrijwilligers te werven, terwijl de andere organisatie daar de grootst mogelijke moeite mee heeft. Om je organisatie te helpen bij het werven van vrijwilligers de volgende tips.

6 tips voor het werven van vrijwilligers.

Tip 1: Werven van vrijwilligers via je eigen medewerkers.

Dit is een prima 1e begin. Medewerkers kunnen vaak prima inschatten of iemand bij je organisatie past. De kans op succes is hierdoor groter en de kosten zijn beperkt. Met een wervingsbonus kun je ze stimuleren om actief in hun netwerk te zoeken naar geschikte vrijwilligers.

Tip 2: Werven van vrijwilligers via andere organisaties.

Vaak werk je samen met andere organisaties. Bijvoorbeeld omdat je gezamenlijke huisvesting deelt. Ook daar worden waarschijnlijk vrijwilligers ingezet. Het kan best zijn dat die vrijwilligers ook actief willen worden voor jouw organisatie.

Tip 3. Pak het werven van vrijwilligers professioneel aan.

Het werven van vrijwilligers is een serieuze aangelegenheid. Niet alleen omdat je goede vrijwilligers wilt. Ook het aantal organisaties dat vrijwilligers inzet neemt steeds meer toe. Er is dus sprake van een zekere concurrentie tussen organisaties als het gaat om het werven van vrijwilligers. De werving van vrijwilligers moet je daarom serieus aanpakken: kondig duidelijk aan welke vrijwilligers je zoekt en zorg dat dit er visueel aantrekkelijk uit ziet. Alsof het om wervingsadvertentie van personeel gaat.

Tip 4. Gebruik je digitale stoepborden voor het werven van vrijwilligers.

Je organisatie website, de digitale nieuwsbrief en de social media zijn de digitale stoepborden van je organisatie. Niet alleen voor bezoekers en cliënten, maar ook voor potentiële vrijwilligers. Daarom is het zaak om op je website pagina’s aan te maken waar het werk van vrijwilligers beschreven staat. En ook een beschrijving van de vrijwilligers waar je naar op zoek bent. Via de digitale nieuwsbrief en de social media kun je die informatie verspreiden en aandacht vragen voor vrijwilliger vacatures.

Tip 5. Zorg voor een goede 1e intake van vrijwilligers.

Zoals het gaat als je ergens solliciteert, zo werkt het ook als een vrijwilliger kennis maakt met je organisatie: de 1e impressie is allesbepalend. Zorg dat de 1e ontvangst van vrijwilligers goed geregeld is. Zorg voor een persoonlijke ontvangst en neem de tijd. Bereid voor wat je wilt vertellen over de organisatie en het werk van de vrijwilliger. Maak daarvoor een checklist. Zorg voor de benodigde formulieren. Betrek de mensen erbij met wie de vrijwilliger samen gaat werken.

Tip 6. Werven van vrijwilligers doe je het hele jaar door.

Begin met het werven van vrijwilligers als het echt nodig is. Dat lijkt logisch, maar dan is het al te laat. Zorg dat je het hele jaar door aandacht besteed aan de werving van vrijwilligers. Wanneer vrijwilligers zich aandienen en je hebt niet meteen plek voor ze, bespreek dan met ze of een gedeeltelijke inzet mogelijk is. Of tijdelijk ergens anders in de organisatie.

>> Wil je over dit onderwerp een thema-avond of training organiseren? Lees dan hier verder.

Met dit artikel wil Kenniscentrum Vrijwilligers | VrijwilligersAanZet praktische tips geven voor het organiseren van vrijwilligersinzet. Wil je onze nieuwsbrief ontvangen? >> Schrijf je hier in.